Ideas para organizar un evento low-cost

Ideas para organizar un evento low-cost

Ideas para organizar un evento low-cost

Podría empezar y acabar con dos palabras: creatividad e ingenio. Sin embargo, me gustaría compartir algunos consejos prácticos que os ayudarán a optimizar el presupuesto a la hora de organizar un evento. Hablamos de presentaciones de producto, encuentros con medios, aniversarios, acciones de fidelización, conferencias… Cada uno tiene sus peculiaridades, pero hay una serie de buenas prácticas comunes a todos si de lo que se trata es de ahorrar y de optimizar la inversión.

– Busca socios y crea sinergias. Además del clásico patrocinio de empresas afines a tu público que deseen aparecer representadas en el evento, hay otras formas de lograr participación de otros socios ahorrando costes. Por ejemplo, un proveedor de catering, bebidas y productos de alimentación puede estar interesado en patrocinar tu evento con sus productos; una marca de consumo puede ser la responsable de entregar un regalo a los invitados; a un medio de comunicación o agencia de publicidad puede interesarle ofrecer sus servicios con condiciones especiales a cambio de figurar con su logotipo…

– Elige bien el escenario. Hay espacios únicos a tu alrededor que necesitan pocos detalles de personalización y consiguen experiencias únicas. En lugar del clásico salón de hotel, puedes elegir unos jardines, un museo, un mercado, un edificio industrial… Deslocaliza para generar notoriedad.

– Recicla. Piensa en piezas y soportes que tengas hechos para otros eventos y reutilizados. Y si tienes que hacerlos de nuevo, evita en el texto fechas, nombres y cualquier otro dato que te impida usarlos en el futuro..

-Sé online. Internet te ofrece infinitas posibilidades. Dota a tu evento de perfiles en redes sociales y sé activo. Invita a blogueros y tuiteros influyentes para que sean embajadores de tu evento. Crea un hashtag para que los invitados compartan contenido usando la misma etiqueta.

– El evento continúa. Piensa que en muchos casos tu evento no acaba con la realización del mismo. Puedes enviar resúmenes, compartir información online para la gente que no pudo asistir y bajo la temática seguir trabajando tu presencia online.

Estos son algunos consejos para optimizar la gestión de un evento. Seguro que vosotros tenéis otros muchos más. ¿Queréis compartirlos?

Foto: Old Microphone de Josh Lloyd. Bajo licencia Creative Commons.

 

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